Planovi se mijenjaju. Kako promijeniti odsutnost ovisi o tome je li o zahtjevu već odlučeno:
- Zahtjev čeka odluku. Uredi ga ili otkaži sam. Nitko to ne mora odobriti, jer o zahtjevu još nije odlučeno.
- Zahtjev je odobren. Ne mijenjaš ga sam, nego zatražiš izmjenu ili otkazivanje. O tome odlučuju osobe koje odlučuju o tvojim zahtjevima. To možeš i kad je odsutnost već počela ili završila.
Uredi zahtjev koji čeka odluku
Na webu ga pronađi na Početnoj, pod Aktivnost, a na mobitelu ga otvori među svojim zahtjevima. Odaberi Uredi, promijeni vrstu odsutnosti ili datume i spremi. Zahtjev i dalje čeka odluku.
Za uređeni zahtjev vrijede ista pravila kao za novi zahtjev: ne smije tražiti više dana nego što ti je ostalo, ne smije se preklapati s drugim tvojim zahtjevom i ne smije ići dalje od 31. prosinca iduće godine (Zatraži godišnji odmor).
Zatraži izmjenu ili otkazivanje odobrenog zahtjeva
Izmjenu ili otkazivanje možeš zatražiti za svaki svoj odobreni zahtjev, bez obzira na datume: za odsutnost koja još nije počela, koja je u tijeku, koja je završila i za odsutnost iz prošle godine ili starije.
Na webu odobreni zahtjev pronađi na Početnoj, pod Aktivnost. Dok odsutnost nije završila, radnje su gumbi u retku zahtjeva. Kad je odsutnost završila, obje su radnje u izborniku ⋯ u retku. Na mobitelu dodirni zahtjev među svojim zahtjevima. Radnje su u prozoru koji se otvori.
Odaberi jednu od dvije radnje:
- Zatraži izmjenu. Vrsta odsutnosti i datumi već su upisani. Promijeni ono što želiš promijeniti. Ako se na posao vraćaš ranije, promijeni zadnji dan odsutnosti.
- Zatraži otkazivanje. Tražiš da se cijeli zahtjev otkaže.
U oba slučaja upiši razlog. Razlog je obavezan (najmanje pet znakova) i vide ga osobe koje odlučuju.
Dok tvoj zahtjev za izmjenu čeka
Odobrena odsutnost i dalje vrijedi točno kako je odobrena. Preostali dani, kalendar i evidencija radnog vremena ne mijenjaju se dok netko ne prihvati tvoj zahtjev. Ako tvoj zahtjev bude odbijen, ne ostaješ bez odsutnosti.
Kad tražiš izmjenu ili otkazivanje odsutnosti koja je već završila, ona se na webu do odluke prikazuje na Početnoj pod Na čekanju.
Za jedan odobreni zahtjev u isto vrijeme može postojati samo jedan otvoreni zahtjev za izmjenu ili otkazivanje. Dok čeka odluku, možeš ga:
- urediti (gumb Uredi), na primjer promijeniti predložene datume ili razlog;
- povući (gumb Povuci). Osobe koje odlučuju dobivaju obavijest da je zahtjev povučen.
Pravila za predloženu vrstu i datume
Ne možeš tražiti:
- vrstu odsutnosti koja ti nije dostupna. Za očinski dopust i dopust drugog posvojitelja vrijede i njihova posebna pravila;
- datume koji se preklapaju s drugim tvojim zahtjevom;
- dan nakon 31. prosinca iduće godine;
- razdoblje koje zahvaća više od dvije kalendarske godine;
- razdoblje u kojem nema nijednog radnog dana.
Za razliku od novog zahtjeva, smiješ tražiti dane koji su prošli, dane iz prošle godine ili starije, više dana nego što ti je ostalo i dane u mjesecu koji je zaključan u evidenciji radnog vremena. O tome odlučuje osoba koja prihvaća zahtjev. Novi zahtjev za dane iz prošle godine i dalje ne možeš poslati (Zatraži godišnji odmor).
Ako tražiš više dana nego što ti je ostalo
Zahtjev za izmjenu možeš poslati i kad traži više dana nego što ti je ostalo. Dani zahtjeva koji mijenjaš pritom se računaju kao tvoji. Prije slanja vidiš napomenu, na primjer: „Prelaziš pravo za 2026. za 2 dana. O tome odlučuje odobravatelj.“ Osoba koja prihvati takav zahtjev mora izričito potvrditi da se pravo prelazi. Nakon toga preostali dani pokazuju za koliko je pravo prekoračeno.
Ako je mjesec zaključan u evidenciji radnog vremena
Zaključani mjesec ne sprječava zahtjev za izmjenu ili otkazivanje. Prije slanja vidiš da je mjesec zaključan i da se zahtjev može prihvatiti kad se mjesec otključa. Mjesec mogu otključati samo HR menadžer i administrator, pa uz osobe koje inače odlučuju o tvojim zahtjevima obavijest dobivaju i HR menadžeri i administratori. U obavijesti piše koji je mjesec zaključan.
Dani u evidenciji radnog vremena
Ako tvoja organizacija vodi evidenciju radnog vremena, dani koji su već prošli i nakon prihvaćanja više nisu odsutnost ostaju u evidenciji prazni. Dane iz zadnjih sedam dana upisuješ sam. Starije dane upisuje HR menadžer ili voditelj tima.
Tko odlučuje i kako
O zahtjevu za izmjenu ili otkazivanje odlučuju iste osobe koje odlučuju o samom zahtjevu (Odobri ili odbij zahtjev za odsutnost):
- Administrator i HR menadžer odlučuju o zahtjevima bilo koga u organizaciji.
- Voditelj tima odlučuje o zahtjevima članova svojih timova, ali nikad o vlastitom zahtjevu.
Te osobe dobivaju obavijest. Na stranici Zahtjevi (pod „Vodstvo tima“) zahtjev se pojavljuje među zahtjevima na čekanju s oznakom Traži izmjenu ili Traži otkazivanje, i kad su njegovi dani već prošli. Uz njega vide što je odobreno, što se traži i razlog. Odlučiti može bilo tko od njih, a prva odluka zatvara zahtjev.
- Prihvati kod izmjene: izmjena se sprema kao ispravak zahtjeva i vidi se u povijesti zahtjeva kao svaki drugi ispravak. Na takav ispravak zaposlenik ne može uložiti prigovor, jer ga je sam tražio.
- Prihvati kod otkazivanja: zahtjev se otkazuje, a njegovi dani vraćaju se zaposleniku.
- Odbij: razlog je obavezan (najmanje pet znakova) i zaposlenik ga vidi. Odobrena odsutnost ostaje kakva je bila.
Što vidiš prije odluke
Na webu, prije nego što prihvatiš zahtjev, u prozoru odluke vidiš dio Što se mijenja:
- broj radnih dana prije i poslije;
- preostale dane po godinama i vrstama odsutnosti, prije i poslije;
- potvrde koje prihvaćanje traži;
- mjesec zaključan u evidenciji radnog vremena, ako ga zahtjev dira;
- dane u evidenciji radnog vremena koji bi ostali prazni i dane koji postaju odsutnost, a već imaju upisan rad.
Potvrde su iste kao kod ispravka (Ispravi odobreni zahtjev):
- Prelazi se pravo. Potvrđuješ za koliko dana zaposlenik prelazi pravo.
- Odsutnost je u prošloj godini. Vidiš za koliko se mijenja broj dana prenesenih u iduću godinu i potvrđuješ to. Ova potvrda traži se i kad prihvaćaš otkazivanje.
- Vrsta je isključena za tu osobu. Ako zahtjev već ima isključenu vrstu, zaposlenik i dalje može tražiti druge datume, a ti to potvrđuješ.
Zaključani mjesec
Ako datumi zadiru u mjesec koji je zaključan u evidenciji radnog vremena, obavijest o zahtjevu dobivaju i HR menadžeri i administratori, a u njoj piše koji je mjesec zaključan.
- HR menadžer i administrator takav zahtjev na webu prihvaćaju jednim gumbom, na primjer Otključaj kolovoz i prihvati. Mjesec se otključava i zahtjev prihvaća u istom koraku. Razlog otključavanja već je upisan i može se promijeniti, a sprema se uz mjesec. Mjesec ostaje otključan dok ga netko ponovno ne zaključa, da bi se prazni dani mogli upisati.
- Voditelj tima ne može otključati mjesec. U prozoru odluke vidi da su HR menadžeri i administratori obaviješteni.
Ako je knjigovodstveni servis već preuzeo paket za plaće tog mjeseca, o promjeni saznaje kad se mjesec ponovno zaključa (Paket za plaće).
Nakon prihvaćanja
Na webu možeš odabrati Otvori evidenciju i otići u evidenciju radnog vremena te osobe. Dane koji više nisu odsutnost, a stariji su od sedam dana, upisuje HR menadžer ili voditelj tima. Dane iz zadnjih sedam dana zaposlenik može upisati sam.
Ako se zahtjev u međuvremenu promijeni
Ako netko ispravi tvoj zahtjev, vrati ga na čekanje ili ga opozove dok tvoj zahtjev za izmjenu ili otkazivanje još čeka, tvoj zahtjev za izmjenu se zatvara. O njemu se više ne odlučuje. Ako i dalje želiš promjenu, zatraži je ponovno.
Što ti javljamo
Kad netko odluči o tvom zahtjevu za izmjenu ili otkazivanje, dobivaš obavijest u aplikaciji i e-mailom, a na mobitelu i push obavijest. Obavijest dobivaš i kad je zahtjev prihvaćen i kad je odbijen. Kod odbijanja u njoj piše razlog.
Kad otvoriš zahtjev, u dijelu Povijest zahtjeva vidiš svoje zahtjeve za izmjenu i otkazivanje, je li koji prihvaćen ili odbijen te razlog odluke.