Politika privatnosti

Tko smo

Ovu web stranicu (chris.hr) i aplikaciju CHRIS (app.chris.hr) vodi Web rješenja d.o.o., Markuševečka cesta 115, 10040 Zagreb, Hrvatska, OIB: 97669668809. Za sva pitanja o privatnosti dostupni smo na hello@chris.hr.

Ova web stranica (chris.hr)

Marketinška stranica chris.hr ne koristi kolačiće ni alate za analitiku te ne prati posjetitelje. Pri običnom pregledavanju stranice ne prikupljamo osobne podatke.

Ako nam se javite e-mailom, vašu adresu i sadržaj poruke koristimo isključivo kako bismo vam odgovorili.

Aplikacija (app.chris.hr): tko je za što odgovoran

CHRIS je alat za HR i upravljanje odsutnostima koji koriste organizacije (poslodavci). Za osobne podatke svojih zaposlenika voditelj obrade je organizacija koja koristi CHRIS — ona odlučuje koje podatke unosi i kako ih koristi. Web rješenja d.o.o. te podatke obrađuje u njezino ime, kao izvršitelj obrade.

Knjigovodstveni servisi i njihove osobe

Organizacija može u CHRIS-u odobriti suradnju s knjigovodstvenim servisom koji za nju vodi knjigovodstvo i obračun plaće. Servis je tada primatelj podataka zaposlenika iz područja pristupa koja je odobrio administrator organizacije, a dok suradnja traje zaposlenik naziv servisa vidi na svojem profilu u CHRIS-u. Servis podatke obrađuje kao izvršitelj obrade organizacije, na temelju njihova ugovora o obradi podataka. Umjesto servisa organizacija može ovlastiti vlastite zaposlenike kao interne knjigovođe.

Osobe knjigovodstvenog servisa (voditelji servisa i knjigovođe) koriste CHRIS kao korisnici. Za podatke njihova računa voditelj obrade je Web rješenja d.o.o. To su ime i prezime, e-mail adresa, podaci o prijavi i sigurnosni zapisi, pripadnost servisu i dodijeljeni klijenti te postavke obavijesti. Obrađujemo ih kako bismo im pružili uslugu prema Uvjetima za osobe knjigovodstvenog servisa (čl. 6. st. 1. t. (b) GDPR-a) i kako bismo zaštitili račune i podatke u CHRIS-u (legitimni interes, čl. 6. st. 1. t. (f) GDPR-a).

Za ono što osoba servisa kod klijenta otvori, unese ili preuzme voditelj obrade je ta organizacija. Uvjeti za osobe knjigovodstvenog servisa objavljeni su na chris.hr/uvjeti-knjigovodstveni-servis/.

Koje podatke aplikacija obrađuje

U aplikaciji se, ovisno o tome što organizacija unese, obrađuju sljedeće kategorije podataka o zaposlenicima:

• ime i prezime te službena e-mail adresa,
• podaci o zaposlenju: datum početka rada, vrsta ugovora i kvote odsustava,
• zahtjevi za odsutnost, uključujući vrstu odsutnosti (koja može upućivati na zdravstvene razloge),
• neobavezno: HR bilješke, kontakt za hitne slučajeve i životopis.

Podaci za obračun plaće

Ako organizacija koristi podršku obračunu plaće, obrađuju se i sljedeći podaci. Oznaka invalida rada zdravstveni je podatak; obrađuje se radi ispunjavanja obveza poslodavca iz radnog prava i prava socijalne sigurnosti (čl. 9. st. 2. t. (b) GDPR-a), samo za raspodjelu naknade za bolovanje između poslodavca i HZZO-a.

• OIB, datum rođenja i adresa,
• IBAN računa za isplatu plaće te općina ili grad prebivališta,
• oznaka je li osoba invalid rada, bez stupnja invaliditeta, dijagnoze ili dokumenata,
• platne liste,
• neoporezivi primici isplaćeni zaposleniku, a za primitke vezane uz dijete ime i godina rođenja djeteta.

Pravna osnova obrade

Podaci se u aplikaciji obrađuju radi izvršenja ugovora s organizacijom (čl. 6. st. 1. t. (b) GDPR-a) te na temelju legitimnog interesa poslodavca da uredno vodi evidenciju zaposlenika i odsustava.

Podizvršitelji i lokacija podataka

Za pružanje usluge koristimo sljedeće podizvršitelje. Baza podataka, dokumenti i e-mail nalaze se u Europskoj uniji. Dvije usluge obrađuju podatke izvan EU-a, uz standardne ugovorne klauzule Europske komisije: prijava (e-mail adresa i podaci o prijavi) i dostava push obavijesti na mobitel (naslov i tekst obavijesti, koji može sadržavati ime zaposlenika).

Ako organizacija uključi asistenta, u obradu se uključuju i podizvršitelji navedeni u odjeljku »Asistent (Pitaj CHRIS)« niže na ovoj stranici.

• Supabase — baza podataka i autentifikacija (EU regija),
• WorkOS — prijava i upravljanje računima (SAD; standardne ugovorne klauzule),
• Stripe — obrada plaćanja,
• Mailgun EU — slanje e-mail poruka,
• Expo — dostava push obavijesti na mobilne uređaje (SAD; standardne ugovorne klauzule),
• Hetzner (putem Nebiona) — hosting u EU.

Asistent (Pitaj CHRIS)

CHRIS uključuje asistenta pokretanog umjetnom inteligencijom (»Pitaj CHRIS«) koji zaposlenicima odgovara na pitanja o odsutnostima, radnom vremenu i pravilima organizacije. Modul je isključen dok ga administrator organizacije ne uključi uz potvrdu pristanka. Dok je isključen, podizvršiteljima iz ovog odjeljka ne šalje se nijedan podatak.

Kad je asistent uključen, šalju se pitanje zaposlenika i samo oni podaci koje taj zaposlenik već smije vidjeti u CHRIS-u (npr. vlastiti dopusti, evidencija tima za voditelja tima). Nikad se ne šalju HR bilješke, podaci o plaći, OIB i drugi identifikatori, adrese, kontakti za hitne slučajeve ni dokumenti, osim onoga koji zaposlenik sam preda asistentu. Poslani podaci ne koriste se za učenje modela.

O promjeni podizvršitelja ili mjesta obrade obavijestit ćemo organizacije. Obradu izvodi jedan od navedenih podizvršitelja, u EU ili SAD-u:

• OpenAI — generiranje odgovora asistenta (SAD; standardne ugovorne klauzule; obrada u EU na zahtjev),
• Anthropic PBC — generiranje odgovora asistenta (SAD; standardne ugovorne klauzule),
• Amazon Web Services EMEA — generiranje odgovora asistenta (obrada u EU).

Koliko dugo čuvamo podatke

Podatke brišemo na zahtjev organizacije ili najkasnije 30 dana nakon prestanka ugovora. Prije brisanja organizacija na zahtjev može dobiti izvoz svojih podataka.

Razgovori zaposlenika s asistentom čuvaju se 12 mjeseci. Podizvršitelj asistenta ulazne podatke čuva najviše 30 dana radi nadzora zlouporabe i ne koristi ih za učenje modela.

Vaša prava

Imate pravo na pristup, ispravak, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost podataka i prigovor. Ako ste zaposlenik organizacije koja koristi CHRIS, najjednostavnije je obratiti se svojem poslodavcu kao voditelju obrade — rado ćemo mu pomoći da vaša prava ostvarite. Pritužbu možete podnijeti i nadzornom tijelu; u Hrvatskoj je to Agencija za zaštitu osobnih podataka (AZOP).

Izmjene ove politike

Politiku možemo povremeno ažurirati. Nova verzija vrijedi od objave na ovoj stranici, a o bitnim promjenama obavijestit ćemo organizacije koje koriste CHRIS.