Ponekad je zahtjev točan, ali odobrenje nije trebalo biti dano. Odobrila ga je osoba koja o njemu nije trebala odlučivati ili je odobren prije nego što je netko nešto provjerio. Tada zahtjev vrati na čekanje. Odobrenje prestaje vrijediti, a zahtjev ponovno čeka odluku kao da je upravo poslan. Zaposlenik ne mora slati novi zahtjev.
Vratiti na čekanje, opozvati ili ispraviti
Za odobreni zahtjev postoje tri radnje. Odaberi onu koja odgovara tome što je pogrešno.
- Pogrešna je odluka. Vrati zahtjev na čekanje. O zahtjevu se odlučuje ponovno, a nova odluka može biti odobrenje ili odbijanje.
- Odsutnost neće biti odobrena. Opozovi odobrenje gumbom Opozovi. Zahtjev završava kao odbijen, a dani se vraćaju zaposleniku. Ako zaposlenik ipak želi odsutnost, mora poslati novi zahtjev.
- Pogrešna je vrsta odsutnosti ili su pogrešni datumi. Ispravi zahtjev. Zahtjev ostaje odobren (Ispravi odobreni zahtjev).
Tko može vratiti zahtjev na čekanje
Zahtjev na čekanje mogu vratiti iste osobe koje o njemu smiju odlučivati.
- Administrator i HR menadžer mogu vratiti zahtjev bilo koga u organizaciji, uključujući vlastiti. Vraćanje vlastitog zahtjeva bilježi se kao vlastito vraćanje, a obavijest o njemu dobivaju ostali administratori i HR menadžeri.
- Voditelj tima može vratiti zahtjeve članova svojih timova. Vlastiti zahtjev ne može vratiti na čekanje, kao što ga ne može ni odobriti, odbiti, opozvati ni ispraviti.
- Dok si prijavljen kao drugi korisnik, zahtjev ne možeš vratiti na čekanje.
Kako vratiti zahtjev na čekanje
- Na stranici Zahtjevi (pod „Vodstvo tima“) pronađi odobreni zahtjev. Na mobitelu ga otvori među zahtjevima.
- Otvori izbornik ⋯ i odaberi Vrati na čekanje.
- Upiši razlog. Razlog je obavezan (najmanje pet znakova) i zaposlenik ga vidi.
- Potvrdi.
Nakon potvrde vraćanje se ne može povući. Ako je zahtjev vraćen greškom, ponovno ga odobri.
Što se događa sa zahtjevom
- Zahtjev ponovno čeka odluku i u kalendaru se prikazuje kao zahtjev na čekanju.
- Preostali dani se ne mijenjaju. Zahtjev na čekanju već je odvojen od preostalih dana, jednako kao odobreni.
- O zahtjevu se odlučuje na uobičajen način: odobri ga ili odbij na stranici Zahtjevi. Ako ga odbiješ, dani se vraćaju zaposleniku.
- Ako je zaposlenik zatražio izmjenu ili otkazivanje tog zahtjeva, a o tome još nije odlučeno, njegov zahtjev za izmjenu se zatvara (Promijeni ili otkaži svoj zahtjev).
Odsutnost koja je već počela
Zahtjev možeš vratiti na čekanje i kad je odsutnost već počela ili je prošla. Prije potvrde vidiš upozorenje. Dok zahtjev ponovno ne bude odobren, njegovi dani nisu upisani u evidenciju radnog vremena, pa su dani koji su već prošli u evidenciji neopravdani. Kad zahtjev ponovno odobriš, dani se vraćaju u evidenciju.
Kad vraćanje nije moguće
- Mjesec je zaključan u evidenciji radnog vremena. Ako datumi zahtjeva zadiru u zaključani mjesec, zahtjev se ne može vratiti na čekanje. Poruka navodi mjesec. Otključaj ga, vrati zahtjev na čekanje, pa mjesec ponovno zaključaj. Voditelj tima ne može otključati mjesec, pa se u tom slučaju obraća HR menadžeru ili administratoru.
- Netko je u međuvremenu promijenio zahtjev. Osvježi stranicu i pokušaj ponovno.
Obavijesti
- Zaposlenik dobiva obavijest da je njegov zahtjev vraćen na čekanje, s imenom osobe koja ga je vratila, vrstom, datumima i razlogom.
- Osobe koje o zahtjevu ponovno odlučuju dobivaju obavijest kao za novi zahtjev na čekanju, uz ime osobe koja je zahtjev vratila i razlog.
- Osoba koja je zahtjev vratila na čekanje ne dobiva obavijest.
Obavijesti stižu u aplikaciji, e-mailom i na mobitelu kao push obavijest, prema postavkama obavijesti svake osobe.
Oznaka i povijest zahtjeva
Dok zahtjev ponovno čeka odluku, ima oznaku Ponovno na čekanju. Oznaka se vidi na popisu zahtjeva na čekanju i na zaposlenikovu popisu zahtjeva, zajedno s razlogom. Tako osoba koja odlučuje zna zašto je zahtjev ponovno na popisu. Oznaka nestaje kad se o zahtjevu ponovno odluči.
Kad otvoriš zahtjev, u dijelu Povijest zahtjeva vidiš sve ispravke i sva vraćanja na čekanje, najnovije prvo. Za svako vraćanje piše tko je zahtjev vratio, kada, razlog te tko je i kada zahtjev prije toga odobrio. Vlastito vraćanje označeno je kao Vlastito. Zapisi u povijesti ne mogu se mijenjati ni brisati.
Ako je zahtjev upravo odobren greškom
Odmah nakon odobrenja na webu se pojavi poruka s gumbom Vrati. Njime povlačiš odobrenje bez razloga, a zahtjev ponovno čeka odluku. To može samo osoba koja je zahtjev odobrila i samo u prve dvije minute nakon odobrenja. Zaposlenik je obavijest o odobrenju već dobio, a o tom povlačenju ne dobiva novu obavijest. Ako je važno da zaposlenik zna što se dogodilo, ili su dvije minute prošle, odaberi Vrati na čekanje i upiši razlog.
Ako je tvoj zahtjev vraćen na čekanje
Dobivaš obavijest u aplikaciji i e-mailom, a na mobitelu i push obavijest. U njoj piše tko je vratio zahtjev, vrsta i datumi te razlog.
Ne moraš ništa napraviti ni slati novi zahtjev. Zahtjev ostaje među tvojim zahtjevima (na webu na Početnoj, pod Aktivnost) s oznakom Ponovno na čekanju i čeka novu odluku. O novoj odluci dobivaš obavijest kao i inače. Preostali dani se ne mijenjaju dok se o zahtjevu ne odluči.
Ako je odsutnost već počela, a zahtjev još nije ponovno odobren, ti dani u evidenciji radnog vremena privremeno nisu opravdani. Kad se zahtjev ponovno odobri, to se ispravlja samo od sebe.
Ako ne razumiješ razlog, javi se osobi koja je zahtjev vratila ili HR menadžeru.