Što je suradnja
Knjigovodstveni servis (u CHRIS-u kratko servis) radi s tvojom organizacijom kroz suradnju. Ljudi servisa nisu članovi tvoje organizacije: ne zauzimaju mjesta, nisu na popisu zaposlenika i ne vide ništa izvan onoga što im suradnja dopušta. Servisu CHRIS ne naplaćuje ništa, a organizaciji suradnja ne košta ništa dodatno, ni u besplatnom sloju.
Organizacija u jednom trenutku ima samo jedno knjigovodstvo: jedan servis ili interno knjigovodstvo, kad knjigovodstvo vodi netko od zaposlenika (vidi Interno knjigovodstvo). Suradnju pokreće, mijenja i prekida samo administrator. HR menadžer sa servisom radi kroz zadatke (vidi Zadaci s knjigovodstvenim servisom).
Sve je u Postavkama organizacije → Knjigovodstvo. Ta kartica je uvijek tu za administratore; Knjigovodstvo nije modul i nema prekidač u Modulima.
Pozovi servis
- Otvori Postavke organizacije → Knjigovodstvo i klikni Poveži servis.
- Upiši E-mail adresu servisa. Osoba koja prihvati poziv postaje voditelj servisa.
- Odaberi Područja pristupa (vidi Područja pristupa i što servis vidi). Zadaci i popis zaposlenika uvijek su dio suradnje.
- Ako suradnja treba trajati do određenog dana, upiši Datum završetka (neobavezno).
- Pročitaj uputu i potvrdi je kvačicom: time potvrđuješ da organizacija sa servisom ima ugovor o obradi podataka i u njezino ime daješ uputu.
- Klikni Pošalji poziv.
Servis dobiva e-mail i prihvaća poziv na webu (vidi Uđi u CHRIS kao knjigovodstveni servis). Poziv vrijedi 14 dana. Dok čeka, na kartici piše Čeka odgovor, a Opozovi poziv ga povlači.
Ako je servis već u CHRIS-u, poziv dobivaju njegovi voditelji servisa i prihvaćaju ga u svom popisu klijenata. Na kartici tada piše da je servis već u CHRIS-u.
Pozvati ne možeš adresu nekoga tko je već član tvoje organizacije. Zaposlenika koji vodi knjigovodstvo dodaješ kao internog knjigovođu.
Kad servis pozove tebe
Voditelj servisa može poslati poziv na suradnju na adresu administratora organizacije. Dok ne odobriš, servis ne vidi ništa, pa ni to postoji li tvoja organizacija u CHRIS-u.
Pozivi stižu u Postavke organizacije → Knjigovodstvo, pod Servisi traže suradnju, uz naziv i OIB servisa, ime pošiljatelja i datum do kojeg poziv vrijedi.
- Odobri otvara isti izbor područja pristupa i istu potvrdu ugovora o obradi podataka. Suradnja počinje odmah.
- Odbij odbija poziv. Servis dobiva e-mail da poziv nije prihvaćen.
- Uz odbijanje možeš označiti Blokiraj servis. Pozivi tog servisa tada više ne stižu organizaciji. Servis ne saznaje da je blokiran. Blokirane servise vidiš pod Blokirani servisi, a Ukloni blokadu ih vraća.
Promjena servisa
Kad organizacija već radi s jednim servisom, a pozoveš drugi ili odobriš njegov poziv, CHRIS nudi Završi trenutnu suradnju i poveži novu. Trenutni servis radi dalje dok novi ne prihvati poziv. U trenutku kad ga prihvati, stara suradnja završava i nova počinje, u istom koraku. Ako poziv istekne ili ga opozoveš, ništa se ne mijenja.
Isto vrijedi kad servis zamjenjuje interno knjigovodstvo: interno knjigovodstvo radi dalje dok servis ne prihvati poziv, a onda završava u istom koraku.
Novi servis vidi zadatke i pakete samo od svog početka. Podatke iz područja pristupa vidi za tekuću i prethodnu godinu.
Datum završetka
Datum završetka je zadnji dan kad servis ima pristup. Uz aktivnu suradnju mijenjaš ga gumbom Promijeni uz Završetak, a Ukloni datum ga briše.
Sedam dana prije i na sam taj dan administratori i servis dobivaju e-mail. Sljedeće noći suradnja završava sama, isto kao da si je prekinuo/la.
Prekini suradnju
Prekini suradnju završava suradnju odmah. Isto može i voditelj servisa sa svoje strane.
- Servis odmah gubi pristup podacima organizacije.
- Otvoreni zadaci otkazuju se s napomenom Suradnja je završila. Administratori i HR menadžeri dobivaju jednu obavijest s brojem otkazanih zadataka.
- Zadaci, paketi za plaće i cijela povijest suradnje ostaju u organizaciji, na stranici Knjigovodstvo.
- Voditelji servisa još 30 dana mogu preuzeti arhivu zadataka (vidi Kraj suradnje, arhiva i zatvaranje servisa).
Ako se isti servis kasnije ponovno poveže, vidi i svoju raniju povijest zadataka s tobom.
Što piše zaposlenicima
Dok suradnja traje, svaki zaposlenik na Mom profilu vidi servis kao primatelja svojih podataka (vidi Tko prima tvoje podatke). Redak nestaje kad suradnja završi.
Što CHRIS ne radi
- CHRIS ništa ne predaje u ePoreznu, HZMO, HZZO ni FINA-u. Prijave, odjave i JOPPD predaje poslodavac ili njegov knjigovodstveni servis, kao i dosad.
- CHRIS nije certificiran: nema certifikat za zaštitu podataka, obračun plaće ni fiskalizaciju, i ne provjerava je li servis ovlašten.
- Potvrda u CHRIS-u ne zamjenjuje ugovor o obradi podataka između organizacije i servisa. Za taj ugovor odgovorni su organizacija i servis; CHRIS bilježi samo tko je uputu dao, kada i s kojim područjima.