Stranica Knjigovodstvo
Kad organizacija počne raditi s knjigovodstvenim servisom, administratori i HR menadžeri pod „HR upravljanje“ dobivaju stranicu Knjigovodstvo. Na vrhu piše s kojim servisom radiš (Servis: Brojka d.o.o.). Stranica ostaje i kad suradnja završi, jer na njoj ostaje povijest zadataka.
Na stranici su redom:
- kartica Paket za plaće (vidi Paket za plaće);
- Objave servisa: tekstovi koje voditelj servisa šalje svim svojim klijentima ili odabranima, na primjer o novim iznosima od 1. siječnja. Označi pročitanim servisu javlja da si objavu pročitao/la;
- zadaci, na karticama Čeka nas, Čeka servis, Riješeno i Sve. S internim knjigovodstvom umjesto Čeka servis piše Čeka knjigovodstvo (vidi Interno knjigovodstvo).
Tko je na potezu
Zadatak je jedna stvar između organizacije i servisa, s poviješću koraka. Otvoren zadatak uvijek čeka jednu stranu: Čeka nas ili Čeka servis. Kad jedna strana odgovori, zadatak sam prelazi drugoj.
Zadatak je upućen organizaciji kao cjelini, a ne jednoj osobi. Na organizacijskoj strani u njemu rade administratori i HR menadžeri; zaposlenici u zadacima ne sudjeluju. Ništa u zadatku nije skriveno od druge strane: sve što napišeš i priložiš vidi i servis.
Zadatke otvaraju tvoja strana, servis i CHRIS. CHRIS ih otvara sam kad se nešto dogodi, na primjer kad se upiše novi zaposlenik ili nečiji odlazak (vidi Područja pristupa i što servis vidi).
Novi zadatak
- Na stranici Knjigovodstvo klikni Novi zadatak.
- Upiši Naslov i, ako treba, Opis.
- Po želji postavi Rok. Za rok od 24 sata (na primjer odjavu zaposlenika) upiši i Vrijeme. Rok se računa po vremenskoj zoni organizacije.
- Ako se zadatak odnosi na jednu osobu, odaberi je u Odnosi se na osobu.
- Po želji dodaj Tražene dokumente i Datoteke.
- Klikni Otvori zadatak. Zadatak čeka servis.
Rad u zadatku
Klik na zadatak otvara ga sa strane, s Poviješću i poljem za odgovor.
- Odgovori: odgovor vidi i servis, a zadatak prelazi njemu.
- Označi riješenim: to može svaka strana. Druga strana ga može Ponovno otvoriti u roku od 30 dana od rješavanja. Nakon toga otvara se novi zadatak.
- Otkaži zadatak: otkazuje strana koja je zadatak otvorila. Zadatak koji je otvorio CHRIS može otkazati svaka strana, uz razlog. Otkazani zadatak je pod Riješeno, s oznakom Otkazano.
- Odgovorna osoba kod nas i Odgovorna osoba u servisu: po jedna osoba sa svake strane, samo među onima koji zadatak vide. Imenovana osoba dobiva obavijest.
- Rok mijenja svaka strana (Spremi rok). Zadatak kasni kad istekne dan roka.
Samo admini
Administrator ili servis zadatak mogu označiti Samo admini, na primjer kad se tiče plaće direktora. HR menadžer tada ne vidi ni zadatak ni njegove zapise u dnevniku promjena, i ne broji ga. Servis ga vidi.
Datoteke i traženi dokumenti
Svaka strana zadatku prilaže Datoteke: PDF ili sliku (JPG, PNG), najviše 10 MB. Obje strane vide svaku datoteku, a svako preuzimanje bilježi se.
Zatraži dokumente traži od druge strane popis dokumenata, jedan po retku. Druga strana svaki dokument označi kad priloži datoteku za njega (Za traženi dokument) ili ručno. Uz zadatak piše koliko ih je stiglo, na primjer 2 od 3.
Datoteku priloženu greškom uklanja samo administrator, uz razlog (Ukloni datoteku). Datoteka se briše, a u povijesti ostaje tko ju je uklonio, kada i zašto. HR menadžeri i servis datoteke ne uklanjaju.
Doznaku za bolovanje servis vidi samo ako je HR menadžer priloži zadatku, na primjer zadatku za povrat naknade od HZZO-a (Priloži uz doznake iz zahtjeva).
Rekapitulacija plaće
Servis može poslati rekapitulaciju plaće i naloge za plaćanje na odobrenje. Takav zadatak stiže pod Čeka nas, uvijek s datotekama.
- Samo administrator odlučuje: Odobri (uz neobaveznu napomenu) zadatak rješava, a Vrati s komentarom ga vraća servisu, uz obavezan komentar. Servis odgovara ispravljenim datotekama i rekapitulacija opet čeka odluku.
- HR menadžer i administrator koji još ne odlučuje mogu Dodaj komentar ili priložiti datoteku. To ne mijenja tko je na potezu.
- Servis rekapitulaciju može označiti Samo admini, na primjer kad sadrži plaće uprave.
Potvrde o plaći
Kad zaposlenik zatraži potvrdu o plaći, HR menadžer je jednim klikom šalje servisu kao zadatak (vidi Tražene potvrde o plaći).
Koliko se zadaci čuvaju
Riješen ili otkazan zadatak s poviješću i datotekama briše se sam šest godina nakon zatvaranja. Nitko ga ne briše ručno. Zadatak o osobi ostaje i kad osoba ode ili bude uklonjena.
Kad suradnja završi, zadaci ostaju na stranici Knjigovodstvo i samo se čitaju. CHRIS podrška zadatke ne čita.
Što CHRIS ne radi
- CHRIS ništa ne predaje u ePoreznu, HZMO, HZZO ni FINA-u. Zadatak bilježi dogovor, a prijave predaje poslodavac ili njegov servis.
- CHRIS nije certificiran: nema certifikat za zaštitu podataka, obračun plaće ni fiskalizaciju. Odobrenje rekapitulacije u CHRIS-u nije potpis.
- CHRIS ne zamjenjuje ugovor o obradi podataka između organizacije i servisa.