Interno knjigovodstvo

Što je interno knjigovodstvo

Ako knjigovodstvo tvoje organizacije vodi netko od zaposlenika, a ne vanjski servis, administrator ga dodaje kao internog knjigovođu. Interni knjigovođe rade isto što i knjigovodstveni servis: zadaci, paket za plaće, učitavanje platnih lista i evidencija neoporezivih primitaka, u područjima pristupa koja uključiš. Rade na stranici Knjigovodstvo svoje organizacije, a ne u radnom prostoru servisa.

Interni knjigovođa ostaje zaposlenik: zadržava svoje odsutnosti, evidenciju radnog vremena i troškove, a oznaku knjigovođe dobiva uz svoju ulogu. Internih knjigovođa može biti više, i zajedno su jedno interno knjigovodstvo.

Organizacija u jednom trenutku ima samo jedno knjigovodstvo: ili knjigovodstveni servis ili interno knjigovodstvo, nikad oboje.

Dodaj internog knjigovođu

To može samo administrator.

1. Otvori Postavke organizacije → Knjigovodstvo i klikni Dodaj internog knjigovođu.
2. Odaberi Zaposlenika. Ponuđeni su aktivni zaposlenici s ulogom Zaposlenik. HR menadžer i administrator ne mogu biti interni knjigovođe.
3. Za prvog internog knjigovođu odaberi Područja pristupa. Vrijede za sve interne knjigovođe zajedno; kasnije ih mijenjaš u kartici Interno knjigovodstvo. Novi interni knjigovođa radi u područjima koja interno knjigovodstvo već ima.
4. Pročitaj Ovlaštenje za internog knjigovođu i potvrdi ga kvačicom.
5. Klikni Dodaj internog knjigovođu.

Time organizacija, kao poslodavac, posebno ovlašćuje tog zaposlenika da u CHRIS-u obrađuje osobne podatke radnika (Zakon o radu, čl. 29. st. 3.). CHRIS bilježi tko je ovlaštenje dao, kada, za koja područja pristupa i koju verziju teksta, a to piše i uz osobu (Ovlastio/la …). Interni knjigovođa nije izvršitelj obrade, pa se ugovor o obradi podataka ne potvrđuje.

Zaposlenik dobiva e-mail Dodijeljena oznaka internog knjigovođe. Kad prvi put otvori Knjigovodstvo, vidi obavijest Dužnost čuvanja tajne: podatke za koje sazna dužan je trajno čuvati kao tajnu, i nakon što mu ovlaštenje prestane ili radni odnos završi (Zakon o radu, čl. 29. st. 7.).

Na popisu zaposlenika i na kartici zaposlenika uz njegovu ulogu piše oznaka Knjigovođa.

Uloga i oznaka

• Oznaku može imati samo osoba s ulogom Zaposlenik.
• Dok osoba ima oznaku, uloga joj se ne može promijeniti u HR menadžera ni administratora. Najprije ukloni oznaku knjigovođe, pa onda promijeni ulogu.
• Ulogu internog knjigovođe mijenja, onemogućuje ga i uklanja samo administrator. HR menadžer to ne može.
• Nitko se ne može prijaviti kao interni knjigovođa.

Ukloni oznaku knjigovođe

U kartici Interno knjigovodstvo, uz osobu, Ukloni oznaku knjigovođe odmah joj oduzima pristup Knjigovodstvu i podacima njegovih područja. Ono što je radila ostaje u organizaciji. Osoba dobiva e-mail Uklonjena oznaka internog knjigovođe.

Kad interno knjigovodstvo završava

Interno knjigovodstvo nema datum završetka. Završava:

• kad zadnji interni knjigovođa izgubi oznaku: administrator je ukloni, ili osobu onemogući ili ukloni iz organizacije;
• kad ga zamijeni knjigovodstveni servis.

Tada se njegovi otvoreni zadaci otkazuju s napomenom Interno knjigovodstvo je završilo, a administratori i HR menadžeri dobivaju jednu obavijest s brojem otkazanih zadataka. Zadaci, paketi i cijela povijest ostaju na stranici Knjigovodstvo. Novi interni knjigovođe kasnije vide i tu povijest.

Zamjena servisa i internog knjigovodstva

Prelazak s jednog na drugo ide kroz Završi trenutnu suradnju i poveži novu, u oba smjera:

• Interno knjigovodstvo umjesto servisa. Kad organizacija radi sa servisom, a dodaješ internog knjigovođu, suradnja sa servisom završava u istom koraku u kojem počinje interno knjigovodstvo. Otvoreni zadaci servisa otkazuju se.
• Servis umjesto internog knjigovodstva. Poveži servis dok postoji interno knjigovodstvo šalje poziv, a interno knjigovodstvo radi dalje dok ga servis ne prihvati. U trenutku kad ga prihvati, interno knjigovodstvo završava, a interni knjigovođe gube pristup. Ako poziv istekne ili ga opozoveš, ništa se ne mijenja.

Dok čeka poziv koji je organizacija poslala servisu, internog knjigovođu ne možeš dodati. Najprije opozovi poziv. Kako se servis poziva, piše u članku Poveži knjigovodstveni servis.

Ponavljajući zadaci internog knjigovodstva

Zadatke koji se ponavljaju svaki mjesec, na primjer „unos podataka za plaću do 3.“, administrator zadaje u Postavkama organizacije → Knjigovodstvo, u kartici Ponavljajući zadaci:

1. Klikni Novi ponavljajući zadatak.
2. Upiši Naziv i po želji Opis, i odaberi Dan u mjesecu. Ako mjesec nema taj dan, rok je zadnji dan u mjesecu.
3. Odaberi Tko je na redu (Čeka knjigovodstvo ili Čeka organizaciju) i po želji Odgovornog internog knjigovođu.
4. Po želji uključi pomicanje roka s vikenda ili blagdana na idući radni dan i spremi.

CHRIS svaki takav zadatak otvara jednom mjesečno, po vremenskoj zoni organizacije. Promjena vrijedi od idućeg mjeseca koji još nije otvoren. HR menadžeri i interni knjigovođe ponavljajuće zadatke vide na stranici Knjigovodstvo, ali ih ne mijenjaju. Kad interno knjigovodstvo završi, njegovi ponavljajući zadaci se brišu; već otvoreni zadaci ostaju.

Što vide administratori i HR menadžeri

Stranica Knjigovodstvo radi kao sa servisom, samo drugim riječima:

• zadaci su na karticama Čeka nas, Čeka knjigovodstvo, Riješeno i Sve;
• paket za plaće predaješ gumbom Predaj knjigovodstvu, a interni knjigovođa ga označi Preuzeto (vidi Paket za plaće);
• kad interni knjigovođa objavi platne liste, obavijest piše njegovo ime.

Što je interni knjigovođa otvarao, administrator vidi pod Što je servis otvarao, kao za servis.

Zadatak koji se odnosi na internog knjigovođu (njegova promjena ugovora, odlazak, bolovanje ili ovrha) taj knjigovođa ne vidi. Vode ga administratori i HR menadžeri, a ostali interni knjigovođe ga vide. Isto vrijedi za njegovu platnu listu i njegove neoporezive primitke. Kako interni knjigovođa radi, piše u članku Radiš kao interni knjigovođa.

Što CHRIS ne radi

• CHRIS ništa ne predaje u ePoreznu, HZMO, HZZO ni FINA-u. Prijave, odjave i JOPPD predaje interni knjigovođa ili poslodavac, kao i dosad.
• CHRIS nije certificiran: nema certifikat za zaštitu podataka, obračun plaće ni fiskalizaciju.
• Ovlaštenje u CHRIS-u bilježi uputu poslodavca. Ne zamjenjuje ugovor o radu ni druge akte poslodavca o tome tko smije obrađivati podatke radnika.