Zaposlenika dodaješ prije nego što on uđe u CHRIS. Osoba je odmah na popisu Zaposlenici i član je organizacije, pa joj možeš postaviti sve kao zaposleniku koji već radi u CHRIS-u: ugovor, timove, odsutnosti, opremu, dokumente i putne naloge. Osoba u CHRIS ulazi tek kad se pridruži (vidi Pridruži se organizaciji).
Pozivnica je samo poveznica kojom se osoba pridružuje. Šalješ je odmah pri dodavanju ili kasnije (Pošalji pozivnice). Kad dodaješ mnogo ljudi odjednom, koristi Uvezi popis.
Dodaj osobu
- Otvori Zaposlenici, pod „HR upravljanje“, i klikni Dodaj zaposlenika.
- Upiši Ime i prezime. To je jedino obavezno polje.
- Po želji upiši E-mail, izaberi Uloga i Timovi i upiši Datum početka. Osoba je odmah u izabranim timovima.
- Po želji otvori Zaposlenje (neobavezno): Vrsta zaposlenja, Godišnji odmor (dana u godini) i, kad organizacija ima više kalendara blagdana, Kalendar blagdana.
- Ostavi uključeno Pošalji pozivnicu odmah ako želiš da pozivnica ode s dodavanjem. Isključi ga ako prvo želiš sve postaviti.
- Klikni Dodaj i pošalji pozivnicu ili, kad je pozivnica isključena, Dodaj zaposlenika. Dobiješ poruku Zaposlenik je dodan i otvara se kartica osobe.
Administratora dodaje samo administrator. HR menadžer u izboru uloge vidi Zaposlenik i HR menadžer.
Ako osoba s tom adresom već postoji, CHRIS je ne dodaje drugi put nego piše „… je već na popisu“. Gumb Otvori karton vodi na njezinu karticu. Ako joj je pristup isključen, CHRIS to kaže, a gumb Omogući pristup vodi na njezinu karticu.
Datum početka
Datum početka je neobavezan. Kad ga upišeš, odmah postaje prvi ugovor osobe u kartici Zaposlenje, a vrsta zaposlenja ostaje Nije određeno dok je ne izabereš. Datum je obavezan čim upišeš vrstu zaposlenja ili godišnji odmor, jer ugovor mora od nečega početi. Više o ugovoru piše u Zaposlenje: ugovori, promjena i odlazak.
Ako ga ne upišeš, osoba nema ugovor:
- evidencija radnog vremena očekuje rad od dana kad je osoba dodana;
- godišnji odmor je zadani broj organizacije, bez razmjernog dijela;
- knjigovodstvo ne dobiva zadatak za novog zaposlenika;
- osoba je na popisu Osobe bez ugovora, dok joj ne dodaš ugovor.
Osoba bez e-mail adrese
E-mail je neobavezan. Bez njega se osoba ne može prijaviti, ali je i dalje vodiš u CHRIS-u: na primjer radnika koji bilježi dolazak samo na kiosku ili čije podatke vodi samo HR. Naplaćuje se kao i svi ostali, a HR vodi njegove ugovore, odsutnosti, evidenciju i platne liste. Takva osoba na popisu piše Bez e-mail adrese i ima stanje Nije pozvan. Pozivnica ne može otići dok joj ne upišeš e-mail (vidi Ispravi e-mail ili obriši osobu).
Naplata kreće od dana dodavanja
Osoba koju dodaš član je od tog trenutka i naplaćuje se od dana dodavanja, bez obzira na to kad se pridruži. CHRIS je besplatan do pet članova, a od šestog se plaća svaki član, 1,00 € mjesečno + PDV. Članovi su svi na popisu Zaposlenici osim onih koji su Bez pristupa: oni koji su se pridružili, pozvani i oni koji još nisu pozvani.
- Dok si unutar besplatnih mjesta, osoba se dodaje odmah. Pod naslovom dijaloga piše Iskorištena besplatna mjesta: 3 od 5.
- Kad dodavanje prelazi besplatni limit, prije dodavanja vidiš prozor Novi član se plaća od danas. Piše kako broj članova raste („Broj članova raste s 38 na 39 — iznad besplatnog limita od 5“), mjesečni iznos (Mjesečna pretplata, na primjer „39 × 1,00 € = 39,00 € + PDV“) i razmjerni iznos do kraja razdoblja, koji ide na sljedeći račun. Zadnja rečenica glasi Naplata kreće danas, bez obzira na to kad se osoba pridruži. Dodavanje potvrđuješ s Potvrdi i dodaj, a s Odustani nitko nije dodan.
- Kod organizacije koja se naplaćuje karticom prozor kaže koliko se naplaćuje danas. Kod organizacije s mjesečnim računom piše da iznos dolazi na račun, bez kartice, a račun je prosjek članova po danima. Kad članove fakturira partner, piše Dodaješ novog člana i da ti partner fakturira prema dogovoru s njim.
- Organizacija bez kartice koja bi prešla besplatni limit vidi Potrebna je pretplata i gumb Otvori Naplatu. Što si upisao, ostaje u dijalogu dok se ne vratiš.
- Dok je zadnji račun neplaćen, nikoga ne možeš dodati. Prozor Prvo ažuriraj način plaćanja vodi na stranicu Naplata. Isključivanje pristupa postojećim članovima i dalje radi.
Osobu koju obrišeš prije nego što se pridruži prestaje se računati od sljedećeg dana, bez povrata novca.
Pet stanja osobe
Na popisu Zaposlenici svaka osoba ima jedno stanje. Ne postavljaš ga ručno: CHRIS ga izvodi iz pristupa, pridruživanja, pozivnice i datuma odlaska.
- Aktivan: osoba se pridružila i ima pristup.
- Pozvan · ističe 19.10.: osoba je dodana, pozivnica je poslana i još vrijedi. Kad istekne, piše Pozvan · istekla 5.10.
- Nije pozvan: osoba je dodana, a pozivnica nije poslana ili je nema kamo poslati (nema e-mail adrese).
- Bez pristupa: pristup je isključen i osoba se ne naplaćuje.
- Otišao 30.9.: zadnji radni dan je prošao.
Filtri iznad popisa su Aktivni, Pozvani, Nisu pozvani, Bez pristupa i Svi. Tako odmah vidiš kome treba poslati pozivnicu, a kome ponovno.
Stanje Nije pozvan imaju i osobe koje je CHRIS prenio iz starog sustava, a nikad se nisu prijavile. Naplaćuju se kao i dosad.
Dok se osoba ne pridruži
Osoba koja se još nije pridružila ne može ući u organizaciju. Od CHRIS-a ne dobiva ništa osim pozivnice: nema obavijesti u zvonu, e-mailova ni push obavijesti. Ne odlučuje ni o čemu: zahtjevi za odsutnost koji bi išli njoj idu HR menadžerima i administratorima. Ako je administrator, ne računa se kao administrator koji drži organizaciju u radu, a gumb Prijavi se kao za nju nije dostupan.