Dvije faze: prije puta i nakon njega
Putni nalog ima dva dijela i svaki se posebno odobrava.
Prije puta: nalog. U Putnim nalozima odaberi Novi putni nalog i upiši kamo putuješ, zašto, kada i čime. Ako je prijevozno sredstvo automobil, odabireš i vozilo s popisa (vidi Vozilo na nalogu). Nalog zatim predaješ gumbom Predaj na izdavanje.
HR menadžer ili administrator može nalog napisati i za tebe: na stranici Putni nalozi — pregled odabire Nalog za zaposlenika. Takav nalog može odmah i izdati gumbom Spremi i izdaj, a u povijesti naloga ostaju i predaja i izdavanje.
Datume i vrijeme upisuješ kako ih i čitaš: DD.MM.GGGG. i 24-satni sat, u oba jezika
sučelja i na svakom računalu. Datum možeš upisati (18.9.2026. jednako vrijedi) ili odabrati u
kalendaru pokraj polja, a vrijeme upisati (14:30) ili odabrati. AM i PM nema nigdje — nalog
kojemu dnevnica ovisi o 02:30 ili 14:30 ne smije nuditi tu dvojbu.
Administrator ili HR menadžer ga tada izdaje gumbom Izdaj nalog. Tek tada nalog dobiva broj i datum izdavanja. Od tog trenutka više se ne mijenjaju broj, datum, putnik, odredište, svrha, polazak ni prijevozno sredstvo.
Ako nešto u nalogu ne valja, ne mora se odbiti:
- Vrati na dopunu vraća nalog tebi kao nacrt, uz obrazloženje koje vidiš na nalogu. Ispravi ga i predaj ponovno.
- Odbij zatvara nalog, također uz obrazloženje.
- Dok nalog nije izdan, možeš ga povući. Povučeni nalog ostaje zapisan i ne briše se.
Nakon puta: obračun. Na izdanom nalogu upisuješ vrijeme povratka, osigurane obroke, stanje brojila ako je put bio privatnim automobilom i kratko izvješće s puta. Dodaješ i troškove, poput smještaja, cestarine, parkiranja ili karte, svaki s računom. Obračun predaješ gumbom Predaj obračun. Rok za predaju određuje organizacija (zadano je 7 dana od povratka), a na nalogu piše do kada ga moraš predati. Kad rok istekne, dobivaš podsjetnik sve dok obračun ne predaš.
Administrator ili HR menadžer obračun zatim likvidira (odobrava), revidira ga uz obrazloženje (vidi Izmjene pri likvidaciji) ili ga vraća na dopunu. Likvidacijom se iznosi zamrzavaju. Kad novac bude isplaćen, isplata se evidentira s datumom isplate.
Zašto se nalog izdaje prije polaska
Putni nalog je nalog za putovanje, pa mora postojati prije nego što kreneš. Porezni inspektor uspoređuje datum izdavanja s datumom puta. Nalog izdan nakon puta najčešći je nalaz takvog nadzora.
CHRIS ipak dopušta izdati nalog i nakon polaska, jer se događa da se put dogovori ujutro, a nalog stigne sat kasnije. Tada vrijede dva pravila:
- Razlog je obavezan. Bez njega se nalog ne može izdati.
- Oznaka ostaje zauvijek. Nalog trajno nosi oznaku „Izdan N d nakon polaska“ i upisani razlog, na zaslonu i na ispisu (PDF). Oznaku nitko ne može ukloniti.
Nalog izdan istog dana kad je polazak ne smatra se zakašnjelim. Zašto CHRIS ne odbija takav nalog? Kad bi ga odbijao, ljudi bi upisivali lažno vrijeme polaska samo da nalog prođe. Ovako se kašnjenje vidi, zajedno s razlogom.
Tko odlučuje
- Administrator i HR menadžer izdaju naloge i likvidiraju obračune.
- HR menadžer ne odlučuje o svom nalogu ni o nalogu administratora. Takve naloge izdaje i likvidira administrator.
- Administrator može izdati i likvidirati svoj nalog, jer u maloj organizaciji često nema nikoga drugog. Takav nalog trajno nosi oznaku „izdan samom sebi“ ili „likvidirao sam sebi“, i na ispisu.
- Voditelj tima u kalendaru vidi da je član tima na službenom putu, i to samo tko i kada, ne i kamo. Ne vidi iznose i ne odlučuje o nalogu.
Iznosi se ne upisuju ručno
Nijedan iznos na nalogu ne upisuje se rukom. CHRIS ga računa iz vremena polaska i povratka, osiguranih obroka, prijeđenih kilometara i iznosa koji vrijede za taj datum. Ako iznos nije dobar, ispravlja se podatak iz kojeg je izračunat, a promjena se bilježi. Kako se računaju dnevnice i kilometraža, pročitaj u članku Dnevnice i kilometraža.
- Akontacija, odnosno novac isplaćen prije puta, oduzima se u obračunu. Rezultat je iznos za isplatu ili, ako je akontacija bila veća, za povrat. CHRIS taj iznos navodi na nalogu, ali ne prati dug putnika.
- Svaki trošak mora imati račun, osim ako organizacija ne dopusti drukčije. Tada se u dijelu Više uključuje Nemam račun i upisuje razlog, a stavka posvuda nosi oznaku „bez računa“. Pojedinosti su u članku Trošak bez računa. Za plaćanje u stranoj valuti upisuje se iznos u eurima koji je banka stvarno naplatila, a izvorni iznos po želji.
- Isti fiskalni račun ne može se prijaviti dvaput. Račun s istim JIR-om ili ZKI-jem ne može biti na dva troška niti istodobno na putnom nalogu i u Troškovima.
Vozilo na nalogu
Vozilo se ne upisuje slobodnim tekstom nego bira s popisa:
Oba popisa stoje u Putni nalozi → Vozila (na mobitelu: Vozila iza Putnih naloga).
- Službena vozila vodi organizacija (marka, model, registracija). Svi ih vide, a dodaje ih i uređuje administrator ili HR menadžer.
- Moja vozila su tvoji privatni automobili, na istoj kartici ispod službenih. Dodaješ, uređuješ i otpisuješ ih samo ti. Registraciju privatnog automobila HR menadžer i administrator vide samo na nalogu za koji je odabran; popis ne vidi nitko osim tebe, a kolege ne vide ni popis ni registraciju. HR menadžer ne može umjesto tebe upisati tvoj automobil.
- Drugo vozilo je za unajmljeni ili posuđeni automobil: upisuješ marku i registraciju i rukom biraš je li službeno ili privatno, jer o tome ovisi kilometraža.
Kad pišeš nalog za nekoga drugoga, njegova privatna vozila ne vidiš — nude se službena vozila i „Drugo vozilo“.
Nalog pamti marku i registraciju u trenutku odabira i zamrzava ih pri izdavanju, jednako kao iznose. Otpisano ili preregistrirano vozilo zato ne mijenja već izdane naloge; popis služi samo za odabir. Otpisano vozilo ostaje na popisu, ali se na novim nalozima više ne nudi.
Izmjene pri likvidaciji
Likvidator (administrator ili HR menadžer) obračun ne mora vratiti u cijelosti samo zato što jedna stavka nije u redu. Može ga revidirati, odnosno ispraviti na mjestu:
- na trošku: iznos, vrstu, datum i opis. Račun se ne dira — on je putnikov.
- na nalogu: činjenice puta iz kojih se računa — vrijeme povratka, prelaske granice, osigurane obroke i stanje brojila. Iznos dnevnice ni kilometraže ne upisuje se ni ovdje; mijenja se podatak, a CHRIS preračunava.
- odbiti stavku u cijelosti. Odbijena stavka ostaje na nalogu, precrtana i izvan zbroja, a njezin fiskalni račun (JIR/ZKI) oslobađa se pa se može prijaviti drugdje.
Svaka izmjena nosi obrazloženje, a izvorna vrijednost ostaje uz novu. Na nalogu vidiš staro i novo, i na ispisu i u izvozu.
Kad likvidator završi, dobivaš obavijest s popisom izmjena i na nalogu dva gumba:
- Prihvaćam — izmjene su potvrđene i tu je kraj.
- Prigovor — napišeš što nije u redu i obračun se vraća likvidatoru, kao i kod opoziva likvidacije. Prigovor je moguć dok nalog nije isplaćen.
Šutnja znači prihvaćanje. Isplata ne čeka tvoj odgovor: putnik na godišnjem ne smije zadržavati vlastiti novac. Sve — izmjena, odbijanje, prihvaćanje i prigovor — ostaje zapisano u dnevniku promjena.
Ispis i arhiva (ZIP)
Uz PDF naloga stoji i Preuzmi ZIP: jedna datoteka s ispisom naloga i svim priloženim računima, imenovana po broju naloga.
- Administrator i HR menadžer preuzimaju svaki nalog svoje organizacije, od izdavanja nadalje.
- Putnik preuzima svoj nalog, također od izdavanja; tuđi nikada.
- Nacrt, predani, odbijeni i povučeni nalog nemaju ispis pa nemaju ni ZIP. Do likvidacije PDF u svežnju ide bez iznosa, pa rani svežanj ne izgleda kao gotov obračun.
Tablica za knjigovodstvo
Likvidirani nalog u ZIP-u nosi i tablicu (CSV) koju knjigovodstveni servis može izravno proknjižiti. Svaka stavka puta ima svoj redak — dnevnice, kilometraža i svaki priznati trošak — a broj naloga, datum izdavanja, putnik, njegov OIB i odredište ponavljaju se u svakom retku, pa redak i sam kaže čija je isplata.
- Dnevnice i kilometraža nose oznaku neoporezivog primitka 17, istu koju primjenjuje i mjesečni izvoz; stvarni troškovi ne nose oznaku jer se ne prijavljuju na JOPPD.
- Stupac Račun u ZIP-u pokazuje na datoteku koja je stvarno u tom istom svežnju. Stavka prijavljena bez računa tu piše razlog umjesto naziva datoteke.
- Stavka koju je likvidator odbio stoji u tablici s iznosom 0,00 i razlogom — izvan svih zbrojeva, ali vidljiva onome tko usklađuje račune s recima.
- Tablica završava recima UKUPNO, Akontacija, Već isplaćeno po nalogu … (kod ispravka) i ZA ISPLATU.
- Nalog koji još nije likvidiran nema tablicu — tada još nema obračunatih iznosa, a polupopunjena datoteka je nešto što bi se moglo proknjižiti.
Za prijavu JOPPD-a i dalje služi izvoz za razdoblje (Putni nalozi — pregled → Izvoz za knjigovodstvo), koji zbraja sve isplate u odabranom razdoblju.
Svako preuzimanje bilježi se u dnevniku promjena, kao i PDF i izvoz za razdoblje.
Nakon isplate nalog se više ne mijenja
Do isplate likvidaciju je moguće opozvati (Opozovi likvidaciju, uz obrazloženje) i obračun ispraviti. Isplaćeni nalog se više ne mijenja. Pogreška nađena nakon isplate ispravlja se stornom (Storniraj i otvori ispravak): izvorni nalog ostaje zapisan kao isplaćen i storniran, pod istim brojem, a otvara se novi nalog (ispravak) koji pri izdavanju dobiva svoj broj.
Što CHRIS ne radi
- Ne isplaćuje novac. Isplatu radiš kao i dosad. U CHRIS-u samo evidentiraš datum isplate (Označi isplaćenim).
- Ne predaje ništa Poreznoj upravi. Svaka isplata po putnom nalogu, pa i ona koja je u cijelosti neoporeziva, prijavljuje se u obrascu JOPPD. To i dalje radi tvoj obračun plaća ili knjigovodstvo, a prijavljuje se prema datumu isplate.
- Ne isplaćuje više od neoporezivog iznosa. Novac iznad zakonskog maksimuma više nije putni trošak, nego plaća, i obračunava se u plaći. Ako tvoja organizacija plaća više, razliku isplaćuje kroz plaću.
- Ne zna gdje živiš ni gdje inače radiš, pa uvjet od 30 km ne može provjeriti. Umjesto toga upozorava. Više o tome u članku Dnevnice i kilometraža.
- Ne upisuje sate u evidenciju radnog vremena. Dani puta u evidenciji su označeni kao „Službeni put · nalog N“, a sate unosiš kao i svaki drugi dan.
- Ne dijeli put kroz više država po državama. Nalog ima jednu državu odredišta. Pojedinosti su ovdje.
Kad zaposlenik ode
Putni nalog je knjigovodstvena isprava, a takve isprave po Zakonu o računovodstvu čuvaju se najmanje jedanaest godina. Zato se nalog ne briše ni kad zaposlenik napusti organizaciju ili obriše svoj račun. Na nalogu ostaju ime putnika i imena osoba koje su nalog izdale i likvidirale.