Uključivanje modula
Platne liste su modul. Administrator ih uključuje u Postavkama organizacije → Moduli → Platne liste. Dok je modul isključen, odjeljak se nikome ne prikazuje, ne mogu se dodavati nove platne liste i ne šalju se obavijesti. Već spremljene platne liste ostaju i vraćaju se kad se modul ponovno uključi.
Dodavanje jedne platne liste
- Otvori karticu zaposlenika (Zaposlenici → ime) i karticu Dokumenti.
- U odjeljku Platne liste klikni Dodaj platnu listu.
- Odaberi mjesec (ponuđen je prošli mjesec) i PDF najviše 10 MB.
- Klikni Spremi.
Zaposlenik odmah dobiva obavijest Nova platna lista. Za svaki mjesec postoji jedna platna lista po zaposleniku.
Zamjena
Ako za odabrani mjesec platna lista već postoji, CHRIS prije spremanja pita želiš li je zamijeniti. Zaposlenik dobiva obavijest Ispravljena platna lista samo ako je nova datoteka stvarno drugačija. Ako ponovno učitaš istu datoteku, ništa se ne mijenja i piše Nema promjene.
Brisanje
Ikona za brisanje traži razlog (barem dva znaka). Zaposlenik platnu listu više ne vidi, a razlog se sprema u dnevnik promjena.
Više platnih lista odjednom
Platne liste cijelog mjeseca ne moraš dodavati jednu po jednu:
- Na stranici Zaposlenici otvori karticu Platne liste i klikni Učitaj više platnih lista.
- Odaberi mjesec, povuci PDF datoteke u prozor ili ih odaberi, pa klikni Učitaj i spari.
- CHRIS u svakom PDF-u pročita OIB i spari ga sa zaposlenikom. PDF s platnim listama više osoba dijeli po OIB-u: stranica s OIB-om zaposlenika počinje njegovu platnu listu, a stranice bez OIB-a pripadaju prethodnoj. Uz takvu platnu listu piše koje su to stranice, na primjer str. 3–4 od 6.
- Pregledaj tri popisa:
- Sparene: platne liste za koje je CHRIS našao zaposlenika;
- Već postoje: zaposlenici koji za taj mjesec već imaju platnu listu. Objavljuje se samo ona uz koju upišeš Razlog zamjene;
- Nesparene: za njih CHRIS nije našao jednog zaposlenika, uz razlog, na primjer Nema teksta (skenirani dokument), Na prvoj stranici nema OIB-a ili OIB ne pripada nijednom zaposleniku.
- Nesparenu platnu listu možeš dati osobi ručno (Odaberi osobu). OIB te osobe se pritom ne mijenja, a ručno sparivanje bilježi se u dnevnik promjena. Izostavi isključuje pojedinu platnu listu.
- Klikni Objavi. Do tada se ništa ne objavljuje, a Odbaci učitano briše sve učitano.
Nakon objave piše koliko je platnih lista novih, zamijenjenih, istih kao postojeće, nesparenih i izostavljenih. Zaposlenici dobivaju iste obavijesti kao kad platnu listu dodaš jednu po jednu. U dnevnik promjena upisuje se jedan zapis za cijelo učitavanje. Učitavanje koje ne objaviš odbacuje se samo nakon sedam dana.
Pregled po mjesecu
Na stranici Zaposlenici otvori karticu Platne liste. Za odabrani mjesec vidiš svakog aktivnog zaposlenika:
- Ima: platna lista postoji, uz oznaku odakle je stigla;
- Nedostaje: nema je; gumb Dodaj otvara isti prozor kao na kartici zaposlenika, za tog zaposlenika i taj mjesec;
- Nesparen: CHRIS je ne može povući iz e-računa jer zaposlenika ne može pronaći (vidi Poveži e-račune).
Iznad popisa piše koliko ih ima, a koliko nedostaje.
Tko što vidi
HR menadžeri i administratori vide i dodaju platne liste svih zaposlenika. Voditelji timova ne vide platne liste svojih timova. Svako dodavanje, zamjena, brisanje i otvaranje tuđe platne liste bilježi se u dnevnik promjena.
Platne liste zaposlenika koji je otišao ostaju spremljene, jer ih poslodavac mora čuvati. Brišu se tek s organizacijom.
Platne liste od knjigovodstvenog servisa
Ako tvoja organizacija radi s knjigovodstvenim servisom kojem je uključeno područje pristupa Platne liste, platne liste može učitati i objaviti i servis, na isti način kao Učitaj više platnih lista. Servis tada vidi i otvara platne liste organizacije, bez obzira tko ih je učitao, a svako otvaranje upisuje se u dnevnik promjena.
- Objava servisa ne čeka tvoje odobrenje. Zaposlenici dobivaju iste obavijesti kao kad platnu listu učita HR menadžer.
- Administratori i HR menadžeri dobivaju jednu obavijest Servis je objavio platne liste, s brojem objavljenih i nesparenih.
- Nesparene platne liste servisa vidiš u Pregledu po mjesecu kao Nedostaje i dodaješ ih sam.
- Svoju platnu listu osoba iz servisa ne objavljuje, ni kad je i tvoj zaposlenik: objavljuje je HR menadžer.
HR menadžer i dalje može dodavati platne liste sam, a povlačenje iz e-računa radi kao i dosad. Voditelji timova platne liste i dalje ne vide. Kako servis radi, piše u članku Poveži knjigovodstveni servis.